영수증을 일일이 타이핑하면 시간이 오래 걸리고 실수가 잦다. 스마트폰으로 영수증을 촬영해 무료 OCR로 글자를 추출하고, 엑셀에서 규칙을 한 번 만들어 두면 반복 입력을 크게 줄일 수 있다. 촬영은 밝은 곳에서 수직으로, 네 귀퉁이가 모두 보이게 한다. 그림자와 구김을 줄이면 인식률이 오른다.

추출한 텍스트에서 상호, 사업자등록번호, 결제일자, 합계, 부가세, 품목 라인을 뽑아 엑셀에 붙여 넣고, 날짜와 금액 열 형식을 먼저 지정한다. 품목 줄은 쉼표나 공백 같은 구분자를 기준으로 ‘텍스트 나누기’를 적용하고, 반복되는 문구는 ‘찾기 및 바꾸기’로 한 번에 정리한다. 합계만 있는 영수증은 공급가액을 합계 나누기 1.1로 계산하고, 부가세는 합계에서 공급가액을 뺀 값으로 수식화하면 새 데이터에도 자동 적용된다.

여러 장을 한 번에 모으려면 영수증 텍스트 파일을 폴더에 모아두고 파워 쿼리로 폴더 연결을 만든다. 이후에는 새 파일을 추가하고 새로 고침만 누르면 표가 갱신된다. 월별 매출과 세액 집계는 피벗 테이블로 자동 합산할 수 있다. 개인정보 보호도 중요하다. 주민등록번호, 카드번호 전체, 서명 이미지는 가리고, 원본 이미지는 권한이 제한된 폴더에 보관한다. 이 흐름을 템플릿으로 저장하면 다음 달부터는 영수증을 폴더에 넣는 것만으로 매출표가 거의 자동으로 완성된다.

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